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REI ABRE CONSULTA PÚBLICA PARA A REGULAMENTAÇÃO DA PARTICIPAÇÃO E VOTAÇÃO À DISTÂNCIA EM REUNIÕES E ASSEMBLEIAS DE COMPANHIAS FECHADAS, SOCIEDADES LIMITADAS E COOPERATIVAS

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15 de abril de 2020

Escrito por Felipe Nelson de Senna Hermanny

Em razão da Medida Provisória 931 (“MP 931”), editada pelo Governo Federal em 30 de março de 2020, que, dentre outras medidas, prorrogou o prazo para a realização das assembleias gerais ordinárias em decorrência da pandemia da COVID-19 e estendeu a possibilidade de participação e votação à distância para companhias fechadas, sociedades limitadas e cooperativas, o Departamento de Registro Empresarial e Integração (“DREI”), em 31 de março de 2020, publicou o edital de Consulta Pública 02/2020, para a discussão da regulamentação da participação e votação à distância em assembleias e reuniões nas companhias fechadas, sociedades limitadas e cooperativas.

O texto inicial da instrução normativa, colocada à disposição para consulta pública, trouxe a possibilidade de as reuniões ou assembleias serem realizadas de forma semipresencial, quando forem realizadas em local físico, mas com a possibilidade de participação e voto à distância de acionistas, sócios e associados interessados, e virtuais, quando forem realizadas 100% à distância. Sem prejuízo da permissão, as reuniões e assembleias deverão obedecer às normas atinentes ao Registro Público de Empresas quanto à convocação, instalação, deliberação e registro, conforme a legislação em vigor para o respectivo tipo societário, bem como a administração das sociedades e cooperativas deverá manter arquivados todos os documentos relativos à reunião ou assembleia pelo prazo de 5 (cinco) cinco anos.

O sistema eletrônico eventualmente utilizado deve assegurar (i) possibilidade de os acionistas, sócios, associados e cooperados interessados se manifestarem na assembleia/reunião e visualizarem documentos apresentados durante a realização da reunião / assembleia; (ii) autenticidade e segurança das comunicações durante a assembleia / reunião; (iii) registro de presença dos acionistas, sócios e associados interessados; (iv) registro dos respectivos votos; e (v) gravação integral da assembleia ou reunião.

Serão considerados presentes, para todos os efeitos legais, os acionistas / sócios / cooperados que, pessoalmente ou por meio de representante, registrarem a presença no sistema eletrônico de participação e voto à distância disponibilizado pela sociedade, sendo que tal registro poderá ser realizado por assinatura eletrônica por meio do certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP Brasil, ou qualquer outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica.

Adicionalmente, deverá constar, na ata, informação a respeito de qual método foi escolhido para realizar a reunião ou assembleia (semipresencial ou virtual), detalhando-se a forma pela qual foram permitidos a participação e o voto à distância, sendo que a companhia fechada, a sociedade limitada e a cooperativa podem contratar terceiros para administrar, em seu nome, o processamento das informações nas reuniões ou assembleias semipresenciais e virtuais.

Ressalta-se, por fim, que a minuta da instrução normativa esteve em discussão pública até o dia 6 de abril de 2020 e que a publicação da sua redação final segue pendente de realização pelo DREI, que pode alterar as disposições finais do documento.

A Equipe de Societário do PLC Advogados continuará a acompanhar o andamento da proposta da instrução normativa e coloca-se à disposição para esclarecimentos e providências que se fizerem necessários acerca do tema tratado neste informativo.

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